Свидетельство о регистрации журнала

СВИДЕТЕЛЬСТВО
о регистрации СМИ

Федеральной службы
по надзору в сфере связи,
информационных технологий
и массовых коммуникаций
(Роскомнадзор)
Эл. № ФС 77-52200
от 25 декабря 2012 г.


 

Учредитель:
АНОО «Центр дополнительного
профессионального
образования «АНЭКС»

Главный редактор:
Ольга Дмитриевна Владимирская, к.п.н.

 
 

Проблемы внедрения системы электронного документооборота
и пути решения проблем

Князева Вероника Максимовна,
студент 4 курса факультета
информационных технологий и управления
ФГБОУ ВО «Башкирский государственный
аграрный университет» г.Уфа

 

Аннотация. В данной статье рассматриваются проблемы внедрения электронного документооборота, изучаются факторы, которые должны быть учтены на этапе планирования внедрения и представлены основные пути решения.

Ключевые слова:ЭСД, консерватизм сотрудников, фактор руководства, документооборот, сегмент рынка.

Проблема внедрения новых средств электронного документооборота, так же как и проблема их стандартизации бесспорно актуальна в нашей стране.

Каждая компания занимается решением проблемы внедрения СЭД и все вместе пытаются прийти к консенсусу по поводу стандартизации СЭД [1,6,9].

Система электронного документооборота (СЭД)- это система (компьютерная программа, программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себявозможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация [7,12,19].

Система электронного документооборота можно классифицировать следующим образом:

1.              Консерватизм сотрудников - особенность заключается в том, что СЭД  либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Нежеланием обучаться и переобучаться приводит к консерватизму сотрудников. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения.

2.              Фактор руководства - Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Обычно при этом система оказывается внедренной только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе.  Одной из подспудных причин двойственного отношения к внедрению СЭД руководителя организации и руководителей разных уровней в иерархии является боязнь прозрачности собственной деятельности как для руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота [2,11,20].

Далее необходимо перечислить факторы, которые должны быть учтены на этапе планирования внедрения к ним можно отнести:

Структурная чехарда.

Одним из сложных для преодоления факторов являются постоянные структурные изменения в организации и, как следствие, слабая формализация бизнес-процессов. Внедренная система электронного документооборота способна существенно упростить реализацию этих структурных изменений. Наличие СЭД позволяет избежать сложностей, возникающих при передаче массивов информации на бумаге из одного подразделения в другое, потери знаний, неизбежно сопровождающей любые структурные и кадровые перестановки. Однако сказанное не значит, что внедрение системы электронного документооборота в таких случаях невозможно вообще. Просто необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны данному состоянию организации [5,10,18].

Отсутствие документооборота.

При отсутствии документооборота в первую очередь нужно обратить внимание на необходимости кого-либо переучивать. Кроме того, есть объективные предпосылки к тому, чтобы убедить руководство внедрять систему документооборота. Серьезная проблема заключается в том, что если большая организация не имеет вообще никакого формализованного документооборота, то в ней постоянно возникает множество проблем, и руководство не всегда понимает, что их источником является именно отсутствие формализованной схемы ведения дел. В результате на руководителей постоянно валится ворох проблем и им не до «каких-то там систем документооборота».  Для избежание данной проблемы необходимо запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать деятельность организации и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел. Затем, когда пилотный проект успешно внедрен и вы имеете поддержку руководителей подразделений, проблемы которых решены, можно настаивать на проведении совещания по этому вопросу [3,17,8].

Основными способами решения проблем в системе электронного документооборота  могут быть более постепенный переход на данную систему. Сначала необходимо внедрить только электронную почту. Модель работы электронной почты достаточно понятна. Затем можно построить несложную интернет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы.

На этапе подготовительной работы можно попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим» осваивать новую безбумажную технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать свое превосходство над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают [13].

Необходимо учесть, что существующее законодательство уже позволяет быстро внедрять ЭЦП, а соответственно и электронные документы внутри организаций, а также реально переходить к более широкому использованию этого метода при обмене документами между организациями.

Бумажные документы из внешнего мира должны попадать во внутреннюю систему электронного документооборота, для чего в СЭД необходимо получать их электронные образы. Понятно, что для этого вам надо предусмотреть использование сканеров [4,14,16].

Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие ИКТ постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. Полностью избавиться от бумаги не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно.

Для внедрения электронного документооборота в организации потребуются дополнительные затраты материально-технического обеспечения, а также возникнет необходимость защиты электронной информации. Для решения этих проблем необходимо улучшение системы защиты информации.

Список литературы:

1.ЭОС – автоматизация делопроизводства и электронный документооборот [Электронный ресурс]: сайт компании Электронные Офисные Системы. URL: http://www.eos.ru.

2.Основные понятия электронного документооборота. URL: http://www.wss-consulting.ru/workflow.php.

3. Электронные системы документооборота. URL: http://doc-system.ru/index.php.

4. Ханнанова Т.Р.ЭТАПЫ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛОВОЙ РЕПУТАЦИИ ВЫПУСКНИКОВ ВУЗОВ В СИСТЕМЕ РАЗВИТИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКОГО КАПИТАЛА РОССИИДулясова М.В., Ханнанова Т.Нефть, газ и бизнес.2010. № 2. С. 67-69.

5. Ханнанова Т.Р.НАСТОЯЩИЙ НАЧАЛЬНИК. ОПЫТ ОЦЕНКИ ДЕЛОВОЙ РЕПУТАЦИИ ТОП-МЕНЕДЖЕРОВ НА ПРИМЕРЕ ЕВРОПЕЙСКИХ СТРАНРоссийское предпринимательство. 2007. № 10-2. С. 72-76.

6. Ханнанова Т.Р.КЛАСТЕРИЗАЦИЯ ЭКОНОМИКИ И ГОСУДАРСТВЕННАЯ КЛАСТЕРНАЯ ПОЛИТИКА: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ И СОЦИАЛЬНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ПРЕДПОСЫЛКИХаннанов Р.А., Ханнанова Т.Р.Евразийский юридический журнал. 2012. № 12 (55). С. 129-135.

7. Ханнанов Р.А.ПРИРОДА, ПРАВО, ЮРИДИЧЕСКИЕ СОБЫТИЯХаннанов Р.А.Уфа, 2009.

8. Ханнанов Р.АСАМОРЕГУЛИРОВАНИЕ СОЦИАЛЬНО – ЭКОНОМИЧЕСКИХ ОТНОШЕНИЙ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ И ЗНАЧЕНИЕ ДЛЯ ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ РОССИИХаннанов Р.А.Право и политика. 2010. № 7. С. 1234-1249.

9. Ханнанов Р.А.НОРМАТИВНЫЕ УСЛОВИЯ В ДИНАМИКЕГРАЖДАНСКОГО ПРАВООТНОШЕНИЯХаннанов Р.А.Государство и право.

1973. № 8. С. 125.

10. Шапошникова Р.Р.ИНФОРМАТИЗАЦИЯ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯСафаров Р.Р., Шапошникова Р.Р.Экономика и социум. 2014. № 3-3 (12). С. 219-221

11. Шапошникова Р.Р.К ВОПРОСУ О РЕОРГАНИЗАЦИИ СУДЕБНОЙ ВЛАСТИ В РОССИИХаннанов Р.А., Шапошникова Р.Р.В сборнике: Актуальные вопросы образования и науки Сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции: в 14 частях. 2014. С. 152-154.

12. Шапошникова Р.Р.ПРОТИВОДЕЙСТВИЕ КОРРУПЦИИ В СИСТЕМЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ СЛУЖБЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИГарипова А.Г., Шапошникова Р.Р.В сборнике: Наука и образование в XXI веке сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции: в 17 частях. 2014. С. 37-38.

13. Гарифуллина А.Ф., РОЛЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИИ В ГОСУДАРСТВЕННОМ И МУНИЦИПАЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИГарифуллинаА.Ф., Миннегулова А.Р.NovaInfo.Ru. 2015. Т. 2. № 30. С. 6-8.

14. Гарифуллина А.Ф.ВНЕДРЕНИЕ ИННОВАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В МУНИЦИПАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕАнкудимова К.Ю., Гарифуллина А.Ф.Экономика и социум. 2014. № 3-1 (12). С. 82-85.

15. Гарифуллина А.Ф.ПРОБЛЕМЫ РЕАЛИЗАЦИИ ПРАВ ГРАЖДАН НА ЭКОЛОГИЧЕСКИ ЗНАЧИМУЮ ИНФОРМАЦИЮГарифуллина А.Ф.Всборнике: Молодежная наука и АПК: проблемы и перспективы Материалы III научно-практической конференции молодых ученных и аспирантов. 2009. С. 218-220.

16. Валиева А.Р.ВЛАСТЬ, БИЗНЕС И ОБЩЕСТВО: РАЗВИТИЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЙВалиева А.Р.Башкирский государственный аграрный

университет.Уфа, 2010.

17. Валиева А.Р.СТРАТЕГИЯ И ТАКТИКА РЕАЛИЗАЦИИ КОРПОРАТИВНЫХ ИНТЕРЕСОВ В СИСТЕМЕ ВЛАСТНО-УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ОТНОШЕНИЙ В СОВРЕМЕННОЙ РОССИИВалиеваА.Р.диссертация на соискание ученой степени кандидата политических наук / Уфа, 2007

18. Валиева А.Р.ПРОБЛЕМЫ ТРУДОУСТРОЙСТВА МОЛОДЕЖИ И ПУТИ ИХ РЕШЕНИЯАбрарова А.Ф., Галимьянова Л.Ф., Валиева А.Р.В сборнике: Молодежная политика и общественное развитие в России и ее регионах Материалы Всероссийской научно-практической конференции.Учреждение Российской академии наук, Институт социально-экономических исследований Уфимского научного центра. Уфа, 2009. С. 17-22.

19. Ханнанова Л.Р.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СТРАХОВОГО МЕХАНИЗМА В ИННОВАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АПКБакиров А.Ф., ХаннановаЛ.Р.В сборнике: Проблемы и перспективы развития инновационной деятельности в агропромышленном производстве Материалы Всероссийской научно-практической конференции в рамках XVII Международнойспециализированной выставки "АгроКомплекс-2007". 2007. С. 158-160.

20. Ханнанова Л.Р.ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ОПЕКИ И ПОПЕЧИТЕЛЬСТВАХайретдинова Ю.С.,Хатмуллина Л.Р.В сборнике: АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ СОВРЕМЕННОЙ НАУКИ Сборник статей Международной научно-практической конференции. НАУЧНЫЙ ЦЕНТР «АЭТЕРНА». г.Уфа, Россия, 2014. С. 263-265.

 

Joomla SEF URLs by Artio